エクセルで家計簿【その１】

このブログでは、エクセルで超簡単に家計簿を作成することを
ポイントにおいています。

さっそく、ここでは、エクセルで家計簿の作成にとりかかりたいと思います。

まず、エクセルで下記のように、費目（項目）の種類の一覧を左に書き、
そして、上に、年、月、日、費目、支出の欄をもうけます。




上記の費目は、私が勝手に作成したものですが、各家庭ごとで
いろいろだと思います。

迷ったら、以下などが参考になるのではないでしょうか？

・費目の分け方がわからない
・費目はポイントを絞る！
・「生協の家計簿」つけ方＆費目わけの手引き




<<エクセル初心者の為の参考>>

年、月、日、費目、支出の欄に色がついているのは、下記のように





色を付けたい範囲を、マウスで指定しておいて
「塗りつぶしの色」の選択（右側の▼ボタン）から、
好きな色を指定しています。

ただ、このブログでは、どちらかと言うとエクセルで簡単に家計簿を
作成することが、テーマなので、以降、このような装飾的な操作は、
操作自体も、説明も極力、後回しにして、まずは骨格をやっていきま〜す。

エクセルで家計簿【その２】

さて、入力欄ができたところで、【その２】では、
実際にデータを入力して、集計までいっきにやってしまおうと思います。





一応、上記では、

・ゴールデン・ウィーク直前の４/２８に当面の食材をガッツリ購入
・翌２９日に、遊びにいって
・３０日以降は、ゴールデン・ウィークを家の中でゴロゴロし、
・ゴールデン・ウィーク明けに、いろいろな支払いがあった。

というような想定です。
（みなさんの現実とは、異なるかもしれませんが、あくまでサンプルということで。）

データは仮に上記だったとして、集計をしてみたいと思います。
集計には、ピボット・テーブルなるものを用います。

初めて聞いた方は、何か難しく聞こえるかもしれませんが、
基本的な操作は、すべてマウスでできるので、超簡単だと思いますよ。


以下のように、データを項目ごと範囲選択し、





メニュから【データ】⇒【ピボット・テーブル】を選択してください。
そうすると下記のような画面がでてきます。






ここでは、２つの項目で各々一番上の
・エクセルのリスト/データベース
・ピボットテーブル
が選択されていることを確認して、【完了】ボタンを押すだけです !!

エクセルで家計簿【その３】

エクセルで家計簿【その２】で、ピボットテーブルの完了ボタンを押した方は
以下のような画面が、別シートで表示されているかと思います。





ここでは、下に表示されている項目のリストから、以下のように







「月」を、表の上（表頭）にドラッグします。


<<パソコン初心者の為の補足：ドラッグとは>>

クリックした状態から、手を離さず、そのままマウスで位置を移動させて
目的の位置まできてから手を離すことです。
上記の例で言えば、項目リストの「月」のところで、マウスの左ボタンを
クリックして、クリックしたまま手は離しません。そのまま、移動させて、
表の上の段に持っていって、手を離します。


そうすると、以下のように、表頭に４月、５月が表示されます。





今度は、表の横（表側）です。
以下のように、項目リストから「費目」を平側にドラッグします。





すると、





こんな感じになります。


さて、いよいよ最後です。
そうそう、大事な支出（金額）のデータです。
これがないと、家計簿をつけても意味がありません。

以下のように、項目リストから「支出」を、表の中央にドラッグします。





これでいよいよ、完成です。





どうでしたか？
超簡単でしょ！？

こんなに簡単に、月別、費目別に集計できるなんて、
エクセルって、なんて素敵なんでしょう!!

みささんも、ぜひ挑戦してみてください。

エクセルで家計簿【その４】

エクセルで超簡単に家計簿をつくると言って、
本当に３回の講座で終わってしまっても、ちょっと
表示抜けする方もいますよね？

なので、骨格はこれで終わりなんですけど、
ちょっと、補足をしておこうと思います。


１．表頭、表側は入れ替え可能です。

エクセルで家計簿【その３】の最終図では、表頭の「月」、表側に「費目」が
きていますが、これは、もちろん、ドラッグする位置を逆にすれば、
表頭に「費目」がきて、表側に「月」がきます。縦横が逆になるだけです。


２．A１つのシートで約３〜４年は可能です。

これは何を言っているかというと、１日にいくつも費目がでてきますよね？
場合によっては、１日のデータで何行にもなりますね。これは一体、いつ
ぐらいまで日単位のデータをいれられるのか？無限なのか？

エクセル２００３までは、縦は６５５３５行しか入りません。
横は２５６列しかはいりません。まあ、横にならべる項目の数がそんなに
いくことはあまり考えられないですが、縦は一体、何日分入力できるのでしょうか？

１日に多めに５０行（５０費目）記入したとして、

５０行×３６５日＝１８２５０行
１８２５０行×３年＝５４７５０行　＜　６５５３５行
１８２５０行×４年＝７３０００行　＞　６５５３５行

となりますので、これは大目に見積もっていますから、まあ４年は大丈夫でしょう。


★もっとも、ずっと同じシートでつける必要もなく
　年で別のシートに移した方が管理しやすいんでしょうけどね。
　（そうすると、項目の最初の「年」もいらなくなる。）

また、数万行のデータをピボットテーブルにかけると、
一昔前のパソコンだと、フリーズしてしまいますから、
なおさら年で別シートにわけた方がよいでしょう。

参考までに、エクセル２００７では、縦が１００万行まで使えるように
なりましたから、一生分を１シートでも大丈夫ですよ（笑）

エクセルで家計簿【その５】

エクセルで家計簿【その５】では、ちょっとだけ、家計簿からははなれて
ピボットテーブルについて説明したいと思います。

エクセルのピボットテーブルという機能は、家計簿の為にあるわけではありません（笑）

通常は、企業が各品目ごとの売上を月別に集計したり、アンケート調査の集計をしたり、
非常にビジネス界で強力な威力を発揮する機能です。

（ただし、データのタイプがピボットにあてはまるかどうか、よく検証しないといけませんが）

だって、エクセルで家計簿【その１】〜【その３】でやった人はわかると
思いますが、あんなに簡単にできちゃうんですから、

そりゃ、サラリーマンもモテリーマンに変身しちゃいますわなぁ（笑）
ちょっと、勘のの鈍い上司だったら、「君はいつ統計を学んだんだいっ!?」
なんて聞いてきちゃいますね。

まあ、それはさておき、これはビジネス・ユースでも、かなり活用できる機会が多い、
エクセルの非常に便利な機能なわけです。

エクセルで家計簿【その３】の最終図では、勝手に支出金額を
集計してくれましたが、これは初期設定で合計を集計するようになっているからで、

下記のように一番左上の「合計/支出」をダブル・クリックすると、
集計単位を変更できます。






そこで例えば、上記のようにデータの個数を選択すると、





このようになります。
上記では、衣服費による出費が５月で１回あったけど、４月はなかった。
娯楽費によるは４月に１回あったけど５月はなかったということがわかります。

まあ、これは家計簿上でそんなことがわかって、何になるんじゃと言えば
何にもなりません（笑）

が、要するに、集計単位は、合計だけでなく、個数、平均、最大、最小など
様々なバリエーションが選択できますので、企業内でもいろいろなデータに
有効活用がされているというわけです。


５回目はちょっとだけ、家計簿からはなれてみました。

エクセルで家計簿【その６】

エクセルで家計簿【その６】では、【その３】で行ったような
ピボット・テーブルを用いた月別の集計において、
よく発生する、典型的なミスを解説しておこうと思います。

解説といっても、とても単純なケースなのですが、
よくあります。

エクセルのシートの一番左の費目一覧から、コピー＆ペーストで
日々の費目を記入した場合は、問題ないのですが、

手入力をしてしまうと、うっかり間違えてしまうことがあります。
例えば、下記では、５月２日だけ、『食費』を『しょく費』と入力
してしまった状態です。



こんな間違いをする人はいませんが、
例えば、『水・光熱費』と『水，光熱費』などが混在したりする
ケースがあります。

そのような場合、そのままピボット・テーブルで集計すると、
下記のようになります。



費目に『食費』と『しょく費』が混在していますね。
このように、当然ながら別々の費目として集計してしまいます。

まあ、救いなのは、日別のデータの入力が大量で、名称のチェック
ができなくても、一旦、ピボット・テーブルで集計してしまえば、
間違った項目も必ずでてきますから、『間違えたんだ』ということは
はっきりわかります。

ですので、わかった時点で、元の日別データの当該箇所を修正し、
再度、集計するということになります。

エクセルで家計簿【その７】

エクセルで家計簿【その７】では、エクセルファイルに
パスワードをかけてみたいと思います。

へそくり用家計簿など、他の人には見られたくない場合には、
パスワードをかけることが可能です。

（ただ、「へそくり〜」などというファイル名にしてしまうと、
　頭隠して、尻隠さずといった感じになりますが。。。）

エクセルファイルのパスワードを書ける場合は、
「名前を付けて保存」を選択した後、




下記のように右上の「ツール」から「全般オプション」を選択してください。





そうすると、下記のようにパスワードを求められるので、
読み取り用のパスワードを、自分で決めて入れて下さい。

（書き込み用のパスワードにすると、ファイルを開けるけど、
　そのファイル自体に上書きできない⇒別名で保存しかできない
　ことになりますが、業務用以外では、あまり一般的に用途が
　ありません。）




ＯＫボタンを押すと、下記のように再度同じパスワードを入力して
確認をするように、求められます。
（Web上でメールアドレスを２回いれるのと同じようなものでしょうか。）




そこで、同じパスワードを入力して、ＯＫボタンを押すと、
通常の「名前を付けて保存」の画面に戻りますので、





そこで、最終的に「保存」をします。


なお、ここで設定したパスワードは、忘れてしまうと、
基本的には、このファイルが２度と開けなくなってしまうので、
ファイル名とパスワードは、どこかに対応付けをして、
しまっておくことをお勧めします。

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