エクセルで家計簿【その1】

このブログでは、エクセル超簡単家計簿を作成することを
ポイントにおいています。

さっそく、ここでは、エクセルで家計簿の作成にとりかかりたいと思います。

まず、エクセルで下記のように、費目(項目)の種類の一覧を左に書き、
そして、上に、年、月、日、費目、支出の欄をもうけます。

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上記の費目は、私が勝手に作成したものですが、各家庭ごとで
いろいろだと思います。

迷ったら、以下などが参考になるのではないでしょうか?

費目の分け方がわからない
費目はポイントを絞る!
「生協の家計簿」つけ方&費目わけの手引き




<<エクセル初心者の為の参考>>

年、月、日、費目、支出の欄に色がついているのは、下記のように

kakeibo2.GIF



色を付けたい範囲を、マウスで指定しておいて
「塗りつぶしの色」の選択(右側の▼ボタン)から、
好きな色を指定しています。

ただ、このブログでは、どちらかと言うとエクセルで簡単に家計簿を
作成することが、テーマなので、以降、このような装飾的な操作は、
操作自体も、説明も極力、後回しにして、まずは骨格をやっていきま〜す。
posted by doctor-excel at 15:42 | エクセルで家計簿【その1】

エクセルで家計簿【その2】

さて、入力欄ができたところで、【その2】では、
実際にデータを入力して、集計までいっきにやってしまおうと思います。


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一応、上記では、

・ゴールデン・ウィーク直前の4/28に当面の食材をガッツリ購入
・翌29日に、遊びにいって
・30日以降は、ゴールデン・ウィークを家の中でゴロゴロし、
・ゴールデン・ウィーク明けに、いろいろな支払いがあった。

というような想定です。
(みなさんの現実とは、異なるかもしれませんが、あくまでサンプルということで。)

データは仮に上記だったとして、集計をしてみたいと思います。
集計には、ピボット・テーブルなるものを用います。

初めて聞いた方は、何か難しく聞こえるかもしれませんが、
基本的な操作は、すべてマウスでできるので、超簡単だと思いますよ。


以下のように、データを項目ごと範囲選択し、


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メニュから【データ】⇒【ピボット・テーブル】を選択してください。
そうすると下記のような画面がでてきます。


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ここでは、2つの項目で各々一番上の
・エクセルのリスト/データベース
・ピボットテーブル
が選択されていることを確認して、【完了】ボタンを押すだけです !!



posted by doctor-excel at 16:54 | エクセルで家計簿【その2】

エクセルで家計簿【その3】

エクセルで家計簿【その2】で、ピボットテーブルの完了ボタンを押した方は
以下のような画面が、別シートで表示されているかと思います。


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ここでは、下に表示されている項目のリストから、以下のように


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「月」を、表の上(表頭)にドラッグします。


<<パソコン初心者の為の補足:ドラッグとは>>

クリックした状態から、手を離さず、そのままマウスで位置を移動させて
目的の位置まできてから手を離すことです。
上記の例で言えば、項目リストの「月」のところで、マウスの左ボタンを
クリックして、クリックしたまま手は離しません。そのまま、移動させて、
表の上の段に持っていって、手を離します。



そうすると、以下のように、表頭に4月、5月が表示されます。


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今度は、表の横(表側)です。
以下のように、項目リストから「費目」を平側にドラッグします。


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すると、


kakeibo11.GIF


こんな感じになります。


さて、いよいよ最後です。
そうそう、大事な支出(金額)のデータです。
これがないと、家計簿をつけても意味がありません。

以下のように、項目リストから「支出」を、表の中央にドラッグします。


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これでいよいよ、完成です。


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どうでしたか?
超簡単でしょ!?

こんなに簡単に、月別、費目別に集計できるなんて、
エクセルって、なんて素敵なんでしょう!!

みささんも、ぜひ挑戦してみてください。







posted by doctor-excel at 17:16 | エクセルで家計簿【その3】

エクセルで家計簿【その4】

エクセルで超簡単に家計簿をつくると言って、
本当に3回の講座で終わってしまっても、ちょっと
表示抜けする方もいますよね?

なので、骨格はこれで終わりなんですけど、
ちょっと、補足をしておこうと思います。


1.表頭、表側は入れ替え可能です。

エクセルで家計簿【その3】の最終図では、表頭の「月」、表側に「費目」が
きていますが、これは、もちろん、ドラッグする位置を逆にすれば、
表頭に「費目」がきて、表側に「月」がきます。縦横が逆になるだけです。


2.A1つのシートで約3〜4年は可能です。

これは何を言っているかというと、1日にいくつも費目がでてきますよね?
場合によっては、1日のデータで何行にもなりますね。これは一体、いつ
ぐらいまで日単位のデータをいれられるのか?無限なのか?

エクセル2003までは、縦は65535行しか入りません。
横は256列しかはいりません。まあ、横にならべる項目の数がそんなに
いくことはあまり考えられないですが、縦は一体、何日分入力できるのでしょうか?

1日に多めに50行(50費目)記入したとして、

50行×365日=18250行
18250行×3年=54750行 < 65535行
18250行×4年=73000行 > 65535行

となりますので、これは大目に見積もっていますから、まあ4年は大丈夫でしょう。


★もっとも、ずっと同じシートでつける必要もなく
 年で別のシートに移した方が管理しやすいんでしょうけどね。
 (そうすると、項目の最初の「年」もいらなくなる。)

また、数万行のデータをピボットテーブルにかけると、
一昔前のパソコンだと、フリーズしてしまいますから、
なおさら年で別シートにわけた方がよいでしょう。

参考までに、エクセル2007では、縦が100万行まで使えるように
なりましたから、一生分を1シートでも大丈夫ですよ(笑)






エクセルで家計簿【その5】

エクセルで家計簿【その5】では、ちょっとだけ、家計簿からははなれて
ピボットテーブルについて説明したいと思います。

エクセルのピボットテーブルという機能は、家計簿の為にあるわけではありません(笑)

通常は、企業が各品目ごとの売上を月別に集計したり、アンケート調査の集計をしたり、
非常にビジネス界で強力な威力を発揮する機能です。

(ただし、データのタイプがピボットにあてはまるかどうか、よく検証しないといけませんが)

だって、エクセルで家計簿【その1】〜【その3】でやった人はわかると
思いますが、あんなに簡単にできちゃうんですから、

そりゃ、サラリーマンもモテリーマンに変身しちゃいますわなぁ(笑)
ちょっと、勘のの鈍い上司だったら、「君はいつ統計を学んだんだいっ!?」
なんて聞いてきちゃいますね。

まあ、それはさておき、これはビジネス・ユースでも、かなり活用できる機会が多い、
エクセルの非常に便利な機能なわけです。

エクセルで家計簿【その3】の最終図では、勝手に支出金額を
集計してくれましたが、これは初期設定で合計を集計するようになっているからで、

下記のように一番左上の「合計/支出」をダブル・クリックすると、
集計単位を変更できます。



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そこで例えば、上記のようにデータの個数を選択すると、


kakeibo-result2.GIF


このようになります。
上記では、衣服費による出費が5月で1回あったけど、4月はなかった。
娯楽費によるは4月に1回あったけど5月はなかったということがわかります。

まあ、これは家計簿上でそんなことがわかって、何になるんじゃと言えば
何にもなりません(笑)

が、要するに、集計単位は、合計だけでなく、個数、平均、最大、最小など
様々なバリエーションが選択できますので、企業内でもいろいろなデータに
有効活用がされているというわけです。


5回目はちょっとだけ、家計簿からはなれてみました。






posted by doctor-excel at 23:12 | エクセルで家計簿【その5】

エクセルで家計簿【その6】

エクセルで家計簿【その6】では、【その3】で行ったような
ピボット・テーブルを用いた月別の集計において、
よく発生する、典型的なミスを解説しておこうと思います。

解説といっても、とても単純なケースなのですが、
よくあります。

エクセルのシートの一番左の費目一覧から、コピー&ペーストで
日々の費目を記入した場合は、問題ないのですが、

手入力をしてしまうと、うっかり間違えてしまうことがあります。
例えば、下記では、5月2日だけ、『食費』を『しょく費』と入力
してしまった状態です。

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こんな間違いをする人はいませんが、
例えば、『水・光熱費』と『水,光熱費』などが混在したりする
ケースがあります。

そのような場合、そのままピボット・テーブルで集計すると、
下記のようになります。

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費目に『食費』と『しょく費』が混在していますね。
このように、当然ながら別々の費目として集計してしまいます。

まあ、救いなのは、日別のデータの入力が大量で、名称のチェック
ができなくても、一旦、ピボット・テーブルで集計してしまえば、
間違った項目も必ずでてきますから、『間違えたんだ』ということは
はっきりわかります。

ですので、わかった時点で、元の日別データの当該箇所を修正し、
再度、集計するということになります。
posted by doctor-excel at 06:27 | エクセルで家計簿【その6】

エクセルで家計簿【その7】

エクセルで家計簿【その7】では、エクセルファイルに
パスワードをかけてみたいと思います。

へそくり用家計簿など、他の人には見られたくない場合には、
パスワードをかけることが可能です。

(ただ、「へそくり〜」などというファイル名にしてしまうと、
 頭隠して、尻隠さずといった感じになりますが。。。)

エクセルファイルのパスワードを書ける場合は、
「名前を付けて保存」を選択した後、

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下記のように右上の「ツール」から「全般オプション」を選択してください。


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そうすると、下記のようにパスワードを求められるので、
読み取り用のパスワードを、自分で決めて入れて下さい。

(書き込み用のパスワードにすると、ファイルを開けるけど、
 そのファイル自体に上書きできない⇒別名で保存しかできない
 ことになりますが、業務用以外では、あまり一般的に用途が
 ありません。)

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OKボタンを押すと、下記のように再度同じパスワードを入力して
確認をするように、求められます。
(Web上でメールアドレスを2回いれるのと同じようなものでしょうか。)

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そこで、同じパスワードを入力して、OKボタンを押すと、
通常の「名前を付けて保存」の画面に戻りますので、


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そこで、最終的に「保存」をします。


なお、ここで設定したパスワードは、忘れてしまうと、
基本的には、このファイルが2度と開けなくなってしまうので、
ファイル名とパスワードは、どこかに対応付けをして、
しまっておくことをお勧めします。


posted by doctor-excel at 23:24 | エクセルで家計簿【その7】